Waarom een centraal aanspreekpunt rust brengt?

06 september 2019
Waarom een centraal aanspreekpunt rust brengt?

Van klanten horen we vaak “ik wil geen problemen”, als ze een gebundeld order voor een project plaatsen. Maar laat ons commercieel eerlijk zijn en beamen dat elk project op niet te voorspellen zorgen kan stuiten. Daarom benadrukken wij hier de echte meerwaarde die uw centraal aanspreekpunt kan bieden.   

Ontzorging & vertrouwen

Belangrijke informatie moet ook in zorgeloze tijden tot de juiste personen doorstromen, maar laat ons even clichématig niets vertellen over de zaken die goed lopen. 

Zo is het eveneens een utopie te denken dat een centraal aanspreekpunt projectzorgen volledig kan voorkomen. Door de expertise en deskundige ervaring zal de kans wel aanzienlijk verkleinen, maar wat bij onverwachte externe factoren? Net dan rekent de klant op korte communicatielijnen en op correcte informatie.  

Een probleem ontstaat vaak uit een complexe samenloop van omstandigheden en stakeholders. Een klant vraagt in eerste plaats om hem of haar van zulke lasten te ontzorgen, en vertrouwt op het centraal aanspreekpunt om eventuele problemen op te lossen. Men verwacht dus van het centraal aanspreekpunt om niet enkel de interne zaken op orde te stellen, maar ook om met een ruimere blik te handelen zodanig dat de resultaten die samen met de klant worden beoogd, bereikt kunnen worden. 

Klant als partner

Het centraal aanspreekpunt verhoudt zich dus niet tot de klant als een standalone leverancier of aannemer, maar als een partner. Vanuit deze invalshoek kan een centraal aanspreekpunt anders gaan handelen. In een standalonerelatie reageert men weliswaar dagelijks op elke situatie naar best vermogen, maar een partner brengt de problemen in kaart en evalueert de zaken steeds opnieuw met een brede blik, waarbij de doelstellingen van de klant steeds voorop worden gesteld. De bezorgdheden of noden kunnen namelijk wijzigen doorheen een project.

Het centraal aanspreekpunt beantwoordt dus niet enkel de vragen van de klant, maar het vergaart continu informatie om de brede kijk te behouden. Door de betrokkenheid die hierdoor ontstaat, blijft het centraal aanspreekpunt waakzaam en kan het tijdig problemen detecteren. Door de bredere kijk kunnen bovendien snel betere oplossingen gevonden worden. De beste oplossing is namelijk deze die de kostprijs, tijd en de doelstellingen steeds in balans houdt.  

Wil de klant echt de koning zijn?

Als minstens twee partners met elkaar in zee gaan ontstaat er een team. Een klant voelt zich beter binnen een team in plaats van de spreekwoordelijke koning te zijn. De koning draagt namelijk een verantwoordelijkheid en wordt geacht leiding te geven. Een teamlid daarentegen voelt zich omringd en gesteund. Binnen een team kan een probleem als kans worden gezien om vertrouwen te creëren en op constructieve wijze met elkaar samen te werken. Iemand die zich gesteund voelt, zal ook sneller steun bieden. Hierdoor ontstaat ook op lange termijn een sterke en groeiende werkrelatie, aangezien klant en partner na een project nog steeds op een uitmuntende service- en referentierelatie rekenen.   

De bron van informatie

Het centraal aanspreekpunt brengt alle emmers informatie samen tot één vat. De klant kan zich informeren bij slechts één persoon en kan zo elke situatie in een kwinkslag beoordelen. Door over de eigen grenzen heen te kijken kan de partner meer informatie vergaren en creatiever optreden binnen het team. Zo onderscheidt de partner zich en biedt een meerwaarde aan de klant! En de klant, die kan zich volledig focussen op de doelstelling van zijn of haar project. 

De rust …

De klant voelt complete rust als hij of zij erop kan vertrouwen dat de zorgen binnen de perken blijven, en dat via korte communicatielijnen snel en efficiënt de correcte informatie wordt doorgegeven. Binnen een team is er voor alles een creatieve oplossing, en elk probleem kan met een minimale inspanning van elk teamlid bijdragen tot een goede werkrelatie op lange termijn.  

Auteur
Jeroen De Cock
Managing Director Forzon

Share this article